Политика конфиденциальности (Privacy Policy)

Сервис записи и протоколирования встреч Plancy Meetings

ООО «Архитектурный Портал» | Редакция от 26 октября 2026 г. | Действует с даты публикации на plancy.ru/privacy

1. Общие сведения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности (далее - Политика) описывает, какие персональные данные обрабатывает ООО «Архитектурный Портал» (ОГРН 1237700594779, ИНН 9709098730; далее - Оператор) при работе сервиса Plancy Meetings (далее - Сервис), как эти данные используются, кому передаются, как хранятся и как субъект данных может реализовать свои права.

1.2. Сервис - программный продукт и связанные с ним информационные ресурсы (https://ai.plancy.ru). Программная часть Сервиса подключает бота-участника к онлайн-встречам (в том числе проводимым через Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Яндекс Телемост, Контур.Толк, Jitsi), ведет аудиозапись встречи, формирует расшифровку и протокол (конспект).

1.3. Оператор обрабатывает персональные данные в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных). При интеграции Сервиса с Zoom и Google Оператор также соблюдает требования Zoom App Marketplace и Google API Services User Data Policy, включая требования Limited Use, как изложено в разделах 5, 8 и 9.

1.4. Настоящая Политика дополняет и раскрывает практики обработки данных Сервиса. Она не заменяет условия использования и политики конфиденциальности Zoom и Google, которые применяются к отношениям пользователя с этими платформами напрямую. Название компании в настоящей Политике совпадает с названием компании-разработчика приложения в Zoom App Marketplace и Google Workspace Marketplace.

1.5. Связанные документы: Условия использования - plancy.ru/legal/terms; страница поддержки - plancy.ru/about; документация по установке и удалению приложения - plancy.ru/zoom-guide.

1.6. Сервис предназначен для использования организациями и не адресован физическим лицам, в том числе лицам младше 18 лет.

2. Термины

2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.

2.2. Пользователь - работник или представитель Клиента, использующий Сервис и авторизовавший интеграцию с Zoom или Google.

2.3. Клиент - организация (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), использующая Сервис на основании договора с Оператором.

2.4. Участник встречи - физическое лицо, участвующее во встрече, запись которой ведет Сервис.

2.5. Данные платформ - персональные данные, получаемые Оператором через API Zoom и API Google (Google Workspace) в результате авторизации интеграции.

3. Оператор и роли

3.1. Оператором в отношении данных посетителей сайта: https://ai.plancy.ru, лиц, обращающихся в поддержку, и данных учетной записи является ООО «Архитектурный Портал».

3.2. В отношении данных участников встреч оператором является Клиент, который определяет цели обработки. Оператор обрабатывает такие данные по поручению Клиента на основании ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

3.3. В отношении Данных платформ, получаемых через Zoom и Google, Оператор действует как разработчик приложения: он получает доступ к данным в объеме предоставленных разрешений и обрабатывает их только в целях, раскрытых в настоящей Политике.

4. Какие данные мы обрабатываем

4.1. Оператор обрабатывает следующие категории данных:

а) данные учетной записи и профиля: имя, адрес электронной почты, номер телефона, наименование организации, должность, идентификатор пользователя;

б) данные участников встреч: имя, адрес электронной почты, идентификатор участника, роль (организатор или участник), время подключения;

в) содержание встреч: аудиозапись голоса, текст расшифровки, название и тема встречи, разметка по говорящим, сведения, озвученные участниками;

г) данные календаря и встреч: название, дата, время и идентификатор встречи, ссылка для подключения, список приглашенных в объеме, доступном через API;

д) технические данные и данные об использовании: IP-адрес, тип браузера и операционной системы, файлы cookie, журналы действий;

е) данные обращений: содержание запросов в службу поддержки.

4.2. Видео не записывается. Голос обрабатывается как обычные персональные данные и не относится к биометрическим персональным данным: голосовые слепки (модели голоса) не создаются, идентификация личности по голосу не производится.

4.3. Оператор не собирает данные, не являющиеся необходимыми для работы Сервиса (принцип минимизации).

4.4. Оператор не ставит целью обработку сведений, относящихся к специальным категориям персональных данных (ст. 10 Закона о персональных данных): о состоянии здоровья, политических, религиозных и иных убеждениях. Вместе с тем аудиозапись встречи может содержать такие сведения, озвученные участниками. В этом случае обработка осуществляется исключительно в целях раздела 6; обязанность обеспечить надлежащее правовое основание и информирование участников несет Клиент (раздел 7). Оператор по запросу Клиента содействует удалению таких сведений.

5. Разрешения (scopes) Zoom и Google

5.1. Для подключения к встречам Сервис запрашивает авторизацию и доступ к ограниченному набору разрешений (scopes). Актуальный перечень разрешений отображается на экране авторизации соответствующей платформы.

5.2. Zoom:

5.3. Google (Google Workspace, Google Meet, Google Calendar):

5.4. Оператор запрашивает только те разрешения, которые необходимы для заявленной функциональности. Разрешения, не связанные с назначением Сервиса (например, доступ к почте), не запрашиваются.

5.5. Названия разрешений приведены по документации платформ и могут уточняться при изменении конфигурации приложения; актуальный перечень всегда доступен на экране авторизации.

5.6. Пользователь может отозвать предоставленные разрешения в любой момент (раздел 12).

6. Цели обработки

6.1. Оператор обрабатывает данные исключительно в следующих целях:

а) аутентификация пользователя и подключение интеграций с Zoom и Google;

б) запись и протоколирование встреч, формирование расшифровки и конспекта;

в) предоставление пользователям доступа к материалам встречи и поиск по ним;

г) обработка обращений, техническая поддержка и сервисные уведомления;

д) исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством;

е) улучшение работы Сервиса на основе обезличенных данных.

7. Правовые основания

7.1. Правовыми основаниями обработки являются:

а) исполнение договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект данных (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных);

б) поручение обработки персональных данных, выданное Клиентом (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных);

в) согласие субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных);

г) исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации;

д) осуществление прав и законных интересов Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных).

7.2. Получение согласий участников встреч обеспечивает Клиент как оператор в отношении данных участников (п. 3.2). Согласие оформляется отдельным документом и не может быть включено в текст договора или оферты (ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных).

7.3. Информирование участников о ведении записи обязательно и не заменяет согласие в случаях, когда оно требуется. Бот-участник отображается в списке участников встречи и обозначается как устройство записи; в начале встречи воспроизводится уведомление о ведении записи и протоколирования; при наличии технической возможности в интерфейсе встречи отображается индикатор записи.

7.4. Согласие на запись может быть отозвано участником в любое время. При отзыве до начала встречи запись не производится; при отзыве в ходе встречи дальнейшая запись прекращается, а персональные данные участника удаляются вместе с записью в сроки раздела 11.

8. Как мы используем данные. Запреты

8.1. Данные используются исключительно для предоставления и улучшения функциональности Сервиса и в целях раздела 6.

8.2. Оператор не продает персональные данные и не передает их рекламным сетям, брокерам данных и информационным посредникам.

8.3. Оператор не использует данные, полученные через Zoom и Google, для рекламы, в том числе для таргетинга и персонализированной рекламы.

8.4. Данные, полученные через сервисы Google, используются в соответствии с Google API Services User Data Policy, включая требования Limited Use. Такие данные не используются для создания, обучения или улучшения моделей машинного обучения и искусственного интеллекта за пределами персонализированной модели конкретного пользователя; доступ сотрудников к таким данным не предоставляется, за исключением случаев, прямо разрешенных политикой Google.

8.5. Заявление о Limited Use: «Использование информации, полученной через разрешения Google Workspace, осуществляется в соответствии с Google User Data Policy, включая требования Limited Use».

8.6. Данные, полученные через API Zoom, используются только в целях, раскрытых в настоящей Политике, и не передаются третьим лицам, кроме обработчиков, указанных в разделе 9.

8.7. Записи встреч не используются для идентификации личности по голосу; биометрические данные не создаются.

9. Передача третьим лицам. Обработчики

9.1. Для работы Сервиса Оператор привлекает обработчиков и передает им минимально необходимый объем данных:

• Timeweb Cloud (Российская Федерация) - размещение и хранение данных;
• AssemblyAI, Inc. (США) - расшифровка аудиозаписи встречи;
• DeepSeek (Китайская Народная Республика) - обработка текста расшифровки для формирования конспекта;
• Unisender Go, amoCRM (Российская Федерация) - отправка сообщений и коммуникации;
• PostHog (иностранная юрисдикция) - обезличенная продуктовая аналитика;
• платформы видеоконференцсвязи - в объеме, необходимом для подключения бота.

9.2. С обработчиками заключаются договоры поручения на обработку персональных данных (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных).

9.3. Оператор не передает данные третьим лицам в целях, не связанных с работой Сервиса, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10. Трансграничная передача и локализация

10.1. Базы данных, содержащие персональные данные граждан Российской Федерации, размещены на серверах, находящихся на территории Российской Федерации (Timeweb Cloud, г. Санкт-Петербург), в соответствии с ч. 5 ст. 18 Закона о персональных данных.

10.2. Работа Сервиса предполагает трансграничную передачу данных (ст. 12 Закона о персональных данных).

10.3. При запрете или ограничении трансграничной передачи соответствующие функции Сервиса могут быть приостановлены либо переведены на обработчиков, находящихся в Российской Федерации или в государствах из перечня адекватной защиты.

11. Хранение и удаление

11.1. Записи встреч, включая аудиозапись, расшифровку и протокол, хранятся 6 (шесть) месяцев с даты встречи, после чего автоматически удаляются.

11.2. Резервные копии, содержащие записи, хранятся не более 6 (шести) месяцев с даты встречи и удаляются в течение не более 30 (тридцати) календарных дней после удаления основного экземпляра.

11.3. Данные участников встреч (имя, адрес электронной почты, роль, время подключения) хранятся 6 (шесть) месяцев с даты встречи вместе с записью.

11.4. Данные учетной записи обрабатываются в течение срока действия договора и далее в течение сроков, установленных законодательством для соответствующих документов.

11.5. Данные календаря и сведения о встречах хранятся 6 (шесть) месяцев с даты встречи либо до отключения интеграции Клиентом.

11.6. Технические данные и журналы событий хранятся не более 12 (двенадцати) месяцев.

11.7. Файлы cookie и данные веб-аналитики хранятся в сроки, установленные Политикой использования файлов cookie, но не более 12 (двенадцати) месяцев.

11.8. Данные обращений в службу поддержки хранятся не более 1 (одного) года с даты последнего обращения.

11.9. Данные платформ обрабатываются в объеме, необходимом для функциональности Сервиса. Токены доступа хранятся в зашифрованном виде и удаляются при отзыве доступа.

11.10. Данные, хранение которых требуется законом, хранятся в установленные сроки, после чего уничтожаются.

11.11. Уничтожение данных влечет каскадное удаление связанных сведений и их копий из активного хранения.

12. Отзыв доступа, деавторизация и удаление данных

12.1. Google: отозвать доступ приложения можно на странице https://myaccount.google.com/permissions - выберите приложение и нажмите «Удалить доступ».

12.2. Zoom: удалить приложение можно в Zoom App Marketplace, раздел «Manage» (Управление) - «Installed Apps» (Установленные приложения), выбрав приложение и нажав «Remove» (Удалить). При удалении Zoom направляет Оператору уведомление о деавторизации (deauthorization webhook); после его получения Оператор прекращает обработку и удаляет полученные токены доступа.

12.3. Запрос на удаление персональных данных: направьте письмо на адрес info@plancy.ru. Оператор удаляет данные в течение 30 (тридцати) дней, если отсутствуют законные основания для их дальнейшего хранения.

12.4. Порядок обработки и удаления данных после удаления приложения дополнительно описан в документации по адресу plancy.ru/zoom-guide.

12.5. Перечень сведений, хранящихся после отзыва доступа: сведения, хранение которых обязательно по закону (например, данные бухгалтерского учета), сохраняются в течение установленного срока и не используются для иных целей.

13. Безопасность

13.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты: шифрование (AES-256-GCM для секретов), защищенные каналы передачи (HTTPS), временные ссылки доступа к файлам, разграничение прав доступа, назначение ответственного за обработку персональных данных, локальные акты и оценку вреда субъектам.

13.2. При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей их утечку, Оператор уведомляет уполномоченный орган (Роскомнадзор): в течение 24 (двадцати четырех) часов - о факте инцидента; в течение 72 (семидесяти двух) часов - о результатах внутреннего расследования. Оператор совместно с субъектом данных принимает меры по предотвращению убытков и иных отрицательных последствий.

14. Файлы cookie и аналитика

14.1. Сервис и сайты используют файлы cookie и сервисы веб-аналитики (PostHog, Яндекс.Метрика) для аутентификации, сохранения настроек и сбора статистики. Пользователь может ограничить или отключить cookie в настройках браузера; отдельные функции при этом могут быть недоступны.

14.2. Подробные условия изложены в Политике использования файлов cookie по адресу: plancy.ru/legal/cookies.

15. Права субъектов персональных данных

15.1. Субъект персональных данных вправе:

а) получать сведения об обработке своих персональных данных (ст. 14 Закона о персональных данных);

б) требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполны, устарели, неточны, получены незаконно или не являются необходимыми для целей обработки;

в) отозвать согласие на обработку персональных данных;

г) обжаловать действия Оператора в уполномоченный орган (Роскомнадзор) или в суд.

15.2. Запрос направляется на адрес info@plancy.ru. Ответ предоставляется в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлен не более чем на 5 (пять) рабочих дней с направлением мотивированного уведомления.

15.3. Если субъект данных является участником встречи, оператором в отношении его данных выступает Клиент (раздел 3). Оператор перенаправляет такое обращение Клиенту и оказывает ему содействие.

16. Изменения политики

16.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция вступает в силу с даты публикации по адресу plancy.ru/privacy, если в ней не указано иное. При существенных изменениях способов использования Данных платформ Оператор уведомляет пользователей и запрашивает согласие до начала нового использования.

17. Контакты и реквизиты

Оператор: ООО «Архитектурный Портал»

ОГРН: 1237700594779

ИНН: 9709098730

КПП: 770901001

Адрес: 105120, г. Москва, вн.тер. г. Муниципальный Округ Басманный, ул Нижняя Сыромятническая, дом 10, строение 2

E-mail: info@plancy.ru

E-mail по вопросам персональных данных: info@plancy.ru

Ответственный за организацию обработки персональных данных: Сидоров Андрей Валерьевич, генеральный директор